Die Wachstumsbasis schaffen: Umsatz verdoppeln, Service erhöhen, reibungsarm zusammenarbeiten

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Klienten-Herausforderung

Unser Klient, ein Zulieferer im Anlagenbau war umsatzseitig stark gewachsen. Neue Geschäftsfelder waren erschlossen, umfangreichere, komplexere Projekte wurden akquiriert, intern jedoch stieß man an die Grenzen der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

In der Konsequenz wurden Liefertermine regelhaft nicht eingehalten, neue und bestehende Kunden wurden zunehmend unzufrieden. Diese Unzufriedenheit bedrohte nicht nur künftige Markterfolge, sondern auch intern mündete der wachsende Druck in intensiver werdender Reibung zwischen Mitarbeitern und zwischen Funktionsbereichen. Die resultierenden Reibungsverluste setzten die Leistungsfähigkeit des Systems noch einmal herab.

Sowohl im Kurzfristgeschäft, das sich durch vergleichsweise einfache Artikel und den Kundenanspruch zügiger Lieferzeiten auszeichnet, als auch im Projektgeschäft, das häufig mit technischer Entwicklung und kundenindividuellen Spezifikationen einhergeht, wurden die Anforderungen des Marktes nicht hinreichend erfüllt. Dies umfasste auch ein adäquates Serviceangebot und einen geeigneten Umgang mit Reklamationen.

Interne Abläufe waren über die Jahrzehnte des Bestehens des Unternehmens gewachsen und geeignet, die bis dahin bestehende Auslastung befriedigend abzubilden. Die gewachsene Struktur jedoch war nicht konsequent am Ziel der Liefertermintreue ausgerichtet, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten waren zu großen Teilen nicht geregelt und Führung sowie Zusammenarbeit erfolgten überwiegend zufällig.

Der interne Dialog war stärker darauf ausgerichtet, Verursacher zu finden, als die Ursache auszumachen und zu Lösungen zu erarbeiten.

Die personelle Basis stellte sich, unter Berücksichtigung der ambitionierten Wachstumsziele des Unternehmens, als nicht zukunftsfähig dar.

Ziel unseres Klientenunternehmens war es, den Umsatz binnen sieben Jahren zu verdoppeln. Mandat sollte die Basis dazu schaffen.

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Mandat Intervention

In einer initialen Klausur unter Beteiligung der Geschäftsführung, den Leitern der Funktionsbereiche sowie späteren Verantwortungsträgern im Projekt, erarbeiteten wir ein gemeinsames Bild der Situation, der bestehenden Engpässe sowie der Handlungsnotwendigkeiten. Auch erste grobe Maßnahmenpakete wurden geschnürt. Das Resultat der ersten Klausur war die Grobstruktur eines komplexen Wachstumsprojektes.

Dieses Wachstumsprojekt strukturierten wir gemeinsam mit dem Klienten derart, dass die Verantwortlichen handhabbare Maßnahmenpakete an der Hand hatten und keine Sorge haben mussten, eine zu komplexe und abschreckende Aufgabe zu übernehmen. Das Resultat davon war eine hohe Akzeptanz des Projektes.

Die wesentlichen nun folgenden Hebel wurden in enger Zusammenarbeit von Mandat mit den jeweiligen Fachexperten im Unternehmen betätigt.

Prozesselandschaft: Gemeinsam mit Experten und Schnittstellenpartnern entwickelten wir eine umfangreiche Prozesselandschaft, deren Spielregeln konsequent am Ziel der Liefertermintreue orientiert waren.

Projektmanagement: Zur erfolgreichen Abwicklung komplexer Kundenprojekte konzipierten wir ein stringentes, pragmatisches Projektmanagement.

Bevorratungsstrategie: Um eine bedarfsgerechte, schnelle Lieferung vergleichsweise einfacher Artikel sicherzustellen, wurde die Bevorratung relevanter Bauteile in unterschiedlichen Fertigungsstufen optimiert und marktorientiert ausgerichtet.

Führung und Zusammenarbeit: Leitplanken, Regeln und Empfehlungen wurden für unterschiedliche Aspekte der Zusammenarbeit erarbeitet und unternehmensweit etabliert (z. B. Meetingkultur, E-Mail, etc.).

Recruiting und Personalentwicklung: Systematisch wurde geschaut, wo sich Entwicklungs- und Personalbedarfe ergeben und es wurde begonnen, diese zu lösen. So wurden beispielsweise die Präsentation auf Messen und Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung vom Beginn der Ausbildung an professionalisiert.

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Resultate

Das Projekt hat die Basis dafür geschaffen, den Umsatz binnen sieben Jahren zu verdoppeln. Die Geschäftsführung hat das gesamte Projektteam nach etwa 15-monatiger konzentrierter Arbeit entlastet.

Prozessual und methodisch: Verantwortlichkeiten von der Anfrage bis zur Faktura sind im Unternehmen geklärt. Schnittstellen, insbesondere zwischen Vertrieb und Betrieb, sind geregelt. Aufträge laufen reibungsfreier durch das Unternehmen.

Transparenz über den Stand aller Aufträge: Ein systematischer Überblick über sämtliche im Unternehmen aktiven Projekte, deren Bearbeitungsstand und die zeitliche Planung der weiteren Bearbeitung ermöglicht schnelle und wirksame Entscheidungen zur Produktionssteuerung und Priorisierung von Aufträgen.

Reklamation und Kundenservice sind professionell aufgestellt: Serviceleistungen liefern einen positiven Deckungsbeitrag, Gelegenheiten für Zusatzverkäufe werden geprüft und genutzt, der Zusatznutzen für den Kunden stellt ein echtes Verkaufsargument dar.

Professionalisierung der Schnittstelle zum Kunden: Der gesamte Prozess der Auftragsanbahnung wurde derart systematisiert, dass der Kunde nur genau so viele Kontakte mit internen Ansprechpartnern hat, wie es zielführend ist. Die Erreichbarkeit des Vertriebes für den Kunden ist deutlich verbessert. Die Endabnahme durch den Kunden genau so wie das Vorgehen bei Lieferterminverschiebungen sind klar geregelt.

Kurzfristgeschäft: Durch die angepasste Bevorratungsstrategie wurden Lieferzeiten von vier Wochen bei 1.900 vom Vertrieb definierten Artikeln gewährleistet. Eine regelmäßige Anpassung an die Marktbedürfnisse ist sichergestellt.

Personelle Basis: Verbesserung ausgewählter Recruitingmaßnahmen sowie die Optimierung der Ausbildung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter ermöglichen, das personelle Fundament für künftiges Wachstum sicherzustellen.

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