Gesamt-Projektsteuerung – Die Projektflut stoppen und die Kraft auf den Markt richten

Klienten-Herausforderung

Unser Klient, der Vorsitzende der Geschäftsführung eines multinational tätigen Großhandelsunternehmens mit einem Umsatzvolumen von fast 1 Mrd. Euro, trat neu in das Unternehmen ein und sah sich mit einer Flut von laufenden Projekten, Projektanträgen und Sonderthemen in der Organisation konfrontiert. Es war nicht geregelt, wer Projekte ins Leben rufen und damit Ressourcen in Anspruch nehmen durfte, es herrschte kein transparentes Berichtswesen über Fortschritte und Resultate, Doppelarbeit war an der Tagesordnung.

Mandat Intervention

Gemeinsam mit dem Vorsitzenden der Geschäftsführung entwickelten wir ein „Meta-Projekt“, das die vollständige Transparenz und Steuerungsmöglichkeit der relevanten Projekte und Ressourcen in dem Unternehmen unseres Klienten zum Ziel hatte.

Wir interviewten alle vier Geschäftsführer und die etwa 12 Bereichsleiter persönlich, um die unter ihrer Verantwortung laufenden Projekte zu erfassen. Ausgangssituation, Zweck, Ziele, Projekstruktur, Ablauf, bisherige Erfolge und aktuelle Engpässe wurden in kurzer Zeit erhoben.

Wir erstellten in unserem Managementstudio in Dortmund eine Projekte-Landschaft, die auf Großformat-Plots anfassbar verdeutlichte, wo Doppelarbeit entstand, welche Projekte schon unnötig lange liefen, wo Auftragsverhältnisse, Ergebnisse und Stati unklar waren und welche Bereiche eine Ballung von Projekten aufwiesen.

In mehreren strategischen und taktischen Workshops moderierten wir die gesamte Geschäftsführung, um zu einer neuen, gestrafften, marktgerichteten und realistischen Projekte-Landschaft zu gelangen.

Gemeinsam definierten wir Regeln, welchen Charakter ein Vorhaben aufweisen muss, um als Projekt ausgewiesen zu werden und wer überhaupt Projekte ins Leben und damit Ressourcen in Anspruch nehmen darf.

Wir erarbeiteten ein leicht umsetzbares Verfahren, an Hand dessen das Unternehmen in die Lage versetzt wurde, sich hautnah über den Stand der wichtigsten Projekte zu informieren. Wir entwickelten überdies einen unternehmensweiten Standard zum Design, Ablauf und Abschluss von Projekten und zur Wissenssicherung von Projektergebnissen.

Resultate

Etwa 50% der mehr als 70 laufenden Projekte wurden unverzüglich eingestellt, weil sie weder nennenswerten Wert schöpften noch erkennbaren Fortschritt zeigten oder weil Themen mehrfach an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen bearbeitet wurden. Eingesparte Zeit: 30 Personenjahre.

Die freigewordenen Kapazitäten wurden genutzt, um marktgerichtete, vielversprechende Projekte signifikant zu unterstützen oder um wichtige Routineprozesse deutlich zu verbessern.

Der Bericht über Schlüsselprojekte wurde fester Bestandteil der Geschäftsführungssitzungen. Die Ablaufgeschwindigkeit der Projekte wurde um bis zu 50% erhöht.

Investitionen wurden gebündelt und gezielt den wirkungsvollsten und vielversprechendsten Projekten verfügbar gemacht – und nicht den Projekten, die am lautesten danach riefen, wie es zuvor der Fall war.

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