Mandat Wachstums-Wochenstart® Nr. 461: Wirrwarr im Prozess

Mandat Wachstums-Wochenstar® Nr. 461: Wirrwarr im Prozess

Der Wunsch: Alle Prozesse laufen schlank durchs Unternehmen, vom Auftragseingang bis zur Zahlung nebst aller Supportprozesse. Keine Doppelarbeit, keine Nachfragen, keine Fehler.

Die Wirklichkeit: … kennen Sie selbst.

Die Frage: Wie machen wir es besser?

Schauen wir uns ein deutsches, mittelständisches Unternehmen an, eine Zentrale mit einigen selbstständigen operativen Einheiten, von denen jede ihre eigene Buchführung vornimmt. In der Zentrale werden diese Buchführungen zusammengeführt.

Der Rechnungsfreigabeprozess – wir sprechen über knapp 1.000 Eingangsrechnungen pro Monat in der Zentrale – ist von Eigenkreativität geprägt, die an der Korrektheit und Legalität der Buchhaltung nichts ändert, aber Umstand macht. So werden Phantombuchungen geschaffen, die zur Autorisierung der Zahlung innerhalb der Zentrale und an die betreffenden Verantwortlichen in den operativen Einheiten gesendet werden. Die meisten Rechnungen gehen per Mail, manche per Fax, einige per standardisiertem Datentransfer ein. Für eine Rechnungsfreigabe sind bis zu fünf Autorisierungen erforderlich – auf Grund der Vielzahl der am Prozess Beteiligten.

Wird die Zahlung schließlich genehmigt, werden die Phantombuchungen wieder gelöscht, finale Buchungen angelegt, die tatsächliche Freigabe einer Rechnung wird erteilt, die Rechnung wird beglichen. Der Vorgang ist abgeschlossen, aber der Papierkrieg war exorbitant. So geht es 1.000 Mal im Monat. Buchstäblich.

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?

Zwei Fragen stellen sich: Erstens: Muss der Prozess so aussehen? Zweitens: Kann man ihn verbessern, ohne das ganze Unternehmen auf den Kopf zu stellen?

Insbesondere die zweite Frage treibt viele unserer Klienten um. Es ist ja nicht so, dass Wirrwarr in Prozessen immer unentdeckt bleibt. Oft wird es aber toleriert, weil vermeintlich oder tatsächlich Wichtigeres ansteht, mitunter scheut man einfach den Aufwand, sich so einem oft historisch gewachsenen Umordnungsproblem zu stellen.

In unseren Beratungsmandaten zur Verschlankung und Beschleunigung von Abläufen – „Prozessen“, wie wir sie nennen – legen wir immer Wert darauf, dass wirksame Wachstumsbeiträge auch dann entstehen, wenn nicht sofort das ganze Unternehmen auf den Kopf gestellt werden soll. Denken Sie einmal darüber nach: Wie wäre es, unliebsamen Wirrwarr zu eliminieren ohne gleich das ganze Unternehmen zu reorganisieren? Sie können mit Bordmitteln vieles selbst angehen.

Öffnen Sie in dieser Woche den Blick für Prozesse, die Sie stören, notieren Sie sich den Prozessnamen, sonst nichts und sprechen Sie Anfang der kommenden Woche mit Ihrer Führungscrew über Ihre Beobachtungen und darüber, wie Sie echte Potenziale schnell herausholen können.

Ach ja: Das oben beschriebene Unternehmen hat das Problem mit unserem Hightech-Startup „Flowers“ (www.flowers-software.com) gelöst, das sehr, sehr stark in der digitalen Rechnungsfreigabe ist. Somit gehört die Verschwendung von Zeit und Geld künftig der Vergangenheit an. Papier? Wird nur noch einmal angefasst: Zum Scannen. Problem erkannt, Problem eingegrenzt, Problem gelöst. Weg mit dem Wirrwarr. Wachstumsunternehmen handeln so.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle

 

 


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© 2021, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.
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Mandat Wachstums-Wochenstart® Nr. 460: Von Input und Output

Mandat Wachstums-Wochenstar® Nr. 460: Von Input und Output

Bereits in der letzten Woche habe ich Ihnen über den Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Nationen berichtet. Ich war im Rahmen meiner Reisen, Vorträge, Beratungsmandate in 23 oder 24 Ländern und wir haben mit Menschen und Unternehmen aus noch mehr Ländern zusammengearbeitet, nicht nur Europa, sondern auch Asien, Australien, Amerika sind Kontinente, in denen oder mit denen wir bei Mandat Erfahrungen gemacht und in denen etwas bewirkt haben.

Heute: Nochmal Indien. Letztlich hatte ich ein Gespräch mit einer indischen Studentin über ihre Erfahrung in einem deutschen Unternehmen. Genauer: Sie kam darauf über meine Frage in der Vorlesung: „Haben Sie Fragen?“ oder meine Aufforderung: „Bitte unterbrechen Sie mich stets, wenn Sie Fragen haben“. Meine Beobachtung war nämlich, dass nahezu niemand eine Frage stellte.

Die Studentin erzählte mir von ihrer Arbeit in einem deutschen Logistikunternehmen, das einen neuen Geschäftsprozess einführte. Der Prozess wurde über mehrere Stunden in einer Videokonferenz vorgestellt, erklärt und keiner der indischen Teilnehmer hatte eine Frage. Aus Sicht des deutschen Unternehmens war also alles klar. Gute Präsentation, gute Erklärung, erledigt.

Der Prozess wurde eingeführt und funktionierte nicht. Warum nicht? Weil Tausend Fragen auftauchten. Während der Implementierung tauchten sie auf und konnten nicht geklärt werden, denn das deutsche Unternehmen ging ja davon aus, dass alles geklärt war. Es kam zu einer gewissen Frustration auf beiden Seiten, die nur Schritt für Schritt abgebaut werden konnte.

Die Studentin erklärte mir: „Wir ticken nicht so. Wir haben keine Fragen, wenn wir etwas vorgestellt bekommen. Wir fragen uns nur: ,Warum reden und präsentieren die so lange?‘. Unsere Fragen entstehen, wenn wir an den Dingen arbeiten, wir sind eher praktisch unterwegs.

Sicher ist das nicht zwingend verallgemeinerbar, aber es hat mir wieder eine exzellente Erklärung für viele Dinge gegeben, die ich erlebt habe. Vor allem macht es zweierlei klar:

1. Kommunikation hat etwas mit dem Empfänger zu tun, der Sender ist gut beraten, sich auf diesen einzustellen, weil …

2. … es um Output (Wirkung) geht, nicht um Input (Tätigkeit).

In diesem Fall wäre es vermutlich hilfreicher gewesen, den Prozess kurz vorzustellen, ihn dann zur Probe zu implementieren und ein Hilfeteam parat zu haben, das Fragen beantworten kann. Stattdessen gab es eine perfekte Präsentation – leider ohne gewünschtes Resultat.

Wir brauchen gar nicht auf interkulturelle Dinge zu schauen, sondern ganz konkret intern: Wo können Sie die Wirkung erhöhen und sich weniger über den Input definieren? Schauen Sie bei der Gelegenheit ruhig einmal in Ihre Abteilungen – und fangen Sie beim Vertrieb und beim Marketing an.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle

 


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Mandat Wachstums-Wochenstart® Nr. 459: Kulturunterschiede und Arrangements

Mandat Wachstums-Wochenstar® Nr. 459: Kulturunterschiede und Arrangements

In der jüngeren Vergangenheit habe ich wieder Prüfungen abgenommen für eine der Hochschulen, an denen ich lehre – in diesem Fall im Fachgebiet „International Management“ – und die meisten Kandidatinnen und Kandidaten kamen nicht etwa aus Deutschland, sondern aus Indien. Auch Kandidaten aus Frankreich, Mexiko und Brasilien waren dabei.

Ich lerne in solchen Prüfungen immer dazu. Einmal ganz abgesehen davon, dass die indischen Studentinnen und Studenten sämtlich pünktlich und wie verabredet in unserer virtuellen Prüfungskonferenz erschienen waren – im Gegensatz zu ihren deutschen Kommilitonen und Kommilitoninnen – habe ich mit dem einen oder anderen Studenten auch sehr lehrreiche Gespräche über unterschiedliche kulturelle Ausprägungen geführt.

So ist beispielsweise die Einstellung zum Thema „Pünktlichkeit“ in Deutschland eine gänzlich andere als in Indien. Während in Deutschland (und auch in vielen deutschen Unternehmen in Indien) Pünktlichkeit zwingend erwartet wird, ist es in Indien (und auch in Brasilien, beispielsweise) völlig akzeptabel, wenn man zu einer Verabredung 30 Minuten oder gar eine Stunde zu spät kommt. Zwar war mir dies bekannt, aber ich habe trotzdem aus Forschung-Neugierde mehrere Studenten gefragt, wie man sich unter diesen Bedingungen arrangiert und verabredet.

Die Antwort ist so simpel wie logisch: wenn ein Meeting um 14:00 Uhr beginnen soll, verabredet man sich einfach für 13:00 Uhr. Dann ist davon auszugehen, dass das Meeting um 14:00 Uhr startet. Um 13:00 Uhr ist ohnehin noch niemand da.

Ich habe mehrfach herzhaft gelacht. Den Gesprächspartner, mit denen ich darüber gesprochen habe, habe ich natürlich vermittelt, dass es sich nicht um ein despektierliches Lachen handelt, sondern dass ich mich einfach an der Kreativität der Lösung erfreue.

Vielfach ist es viel einfacher, sich mit unterschiedlichen Kulturen zu arrangieren, als man meint. Natürlich ist die in einem Land herrschende Kultur die führende – so würde ich mich in Indien der oben genannten Regeln arrangieren können, wie ich auch erwarte, dass meine Studentinnen und Studenten pünktlich erscheinen, und nicht eine Stunde später. Gleichwohl zeigt dies, dass Lösungen, Kulturen miteinander zu verbinden, statt Trennendes zu betonen, viel näher liegen, als man meinen könnte.

Was dies mit Wachstum zu tun hat? Nun, wir und viele unserer Klientenunternehmen haben bereits internationales Geschäft, und ich bin sicher, viele von Ihnen denken darüber nach, das internationale Geschäft deutlich auszubauen. Dabei ist es unerlässlich, dass man nicht meint, man könne die heimische Kultur und die heimischen (Arbeits-) Gewohnheiten eins zu eins in ein anderes Land exportieren. Viel einfacher ist es, wenn man die Gewohnheiten und die kulturellen Unterschiede kennt, wenn man sich darauf einstellt und das Geschäft deutlich verstärkt, indem man sich synchronisiert.

Miteinander statt gegeneinander. Das gilt für das ganze Leben, nicht nur für das Business.

Auf eine gute Woche

Ihr und Euer

Guido Quelle

 


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Mandat Growthletter® Nr. 170„Einfachheit”

Die aktuelle Ausgabe des Mandat Growthletters® „Einfachheit” ist erschienen.
Zum Download (PDF, ca. 2 MB).

Der Mandat Growthletter® adressiert jeden Monat Wachstumsthemen unter den Rubriken:

  • CEO-Tipp des Monats
  • Marke
  • Vertrieb & Expansion
  • Prozesse & Organisation
  • Führung
  • Internationales Marken-Kolloquium
  • Veranstaltungen & Veröffentlichungen
  • Mandat Intern

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(c) 2020, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York ***

Mandat Wachstums-Wochenstart® Nr. 458: Sherpas

Mandat Wachstums-Wochenstar® Nr. 458: Sherpas

Am 16. Januar 2021 um 17 Uhr Ortszeit standen zehn Bergsteiger zum ersten Mal auf dem mit 8.611 m hohen K2, dem zweithöchsten Berg der Welt. Erstmals im Winter war es einem Team gelungen, auf den Gipfel zu kommen. Einer der Führer schaffte dies sogar ohne Zusatzsauerstoff. Der schwierigste 8.000er, an der Grenze zwischen Pakistan und China gelegen, war erstmals im Winter bezwungen. Dazu muss man wissen, dass es ohnehin erst 300 Menschen gelungen ist, den Gipfel des K2 überhaupt zu besteigen. Der K2 war der letzte der 8.000er, dessen Gipfel noch nicht im Winter erreicht wurde.

Es war mitnichten eine „gekaufte“ Expedition, es war kein sogenanntes Team um wohlhabende Risikofreudige, die von Dutzenden Sherpas den Berg quasi hochgetragen wurden. Nein, es waren die Sherpas selbst. Diese zehn Menschen haben sich – wie Nirmal Purja Maga (aka „Nimsdai“) auf dem Portal „bergsteigen.com“ zitiert wird – vorgenommen, „… das Unmögliche möglich zu machen“.

Nimsdai fuhr fort (ebenfalls aus „bergsteigen.com“): „… wir fühlen uns geehrt, diesen Moment nicht nur mit der nepalesischen Bergsteigergemeinde, sondern mit Gemeinden auf der ganzen Welt zu teilen. Mutter Natur hat immer Größeres zu sagen und auf dem Gipfel stehend, Zeuge der schieren Kraft ihrer Extremitäten, sind wir stolz darauf, ein Teil der Geschichte der Menschheit gewesen zu sein und zu zeigen, dass Zusammenarbeit, Teamwork und eine positive mentale Einstellung die Grenzen dessen, was wir für möglich halten, verschieben können.“

Die oft unterschätzten und namentlich selten bekannten Sherpas, die – meist – Männer, die im Hintergrund arbeiten, die den Stars den Weg ebnen, die die Arbeitslast auf sich nehmen und damit ihren Beitrag dazu leisten, dass die gesamte Expedition gelingt, sie haben den Erfolg geschafft, ihnen ist die Erstbesteigung gelungen.

Gänsehaut.

Auch in der Politik gibt es die „Sherpas“. Es sind die Menschen, die genau das tun, was die Sherpas im Himalaya und Karakorum tun: Sie bereiten alles vor, damit die im Rampenlicht stehenden Politikerinnen und Politiker freie Bahn haben. Die Roadcrews im Rock- und Pop-Business könnten wir auch als Sherpas bezeichnen. Man stelle sich vor, Mick Jagger müsste eine Box aufstellen. Er verhöbe sich vermutlich …

Zurück zu Wachstum: Wenn wir uns in Unternehmen umschauen, dann sehen wir mit zunehmender Unternehmensgröße viele „Sherpas“, viele Männer und Frauen, die dafür sorgen, dass der Laden läuft und die Führung ihren Job bestmöglich machen kann, zum Erfolg aller. Wir sehen aber auch – und da möchte ich den Begriff ein wenig biegen – „Sherpas“ in Form von Leistungsträgern, die viel mehr könnten, als sie zeigen, die das Kerngeschäft sehr wohl beherrschen würden, vielleicht sogar viel besser beherrschen, als manch anderer und die einfach nicht gefordert werden, die sich vielleicht auch gar nicht ins Rampenlicht trauen, obwohl sie es tun würden, bäte man sie.

Wer wird bei Ihnen unterfordert? Wer kann mehr, traut sich aber nicht, es zu sagen, wer würde, im Team oder alleine, Spitzenleistungen erbringen, wenn Sie den Raum schüfen? Wer würde zu denen gehören, die Ihren unternehmerischen „K2“ im Winter erfolgreich besteigen?

Wir haben bei Mandat und bei Klientenunternehmen exzellente Erfahrungen damit gemacht, Menschen gezielt zu fordern und zu fördern. Zutrauen und Gelegenheit sind dabei wichtige Faktoren. So werden aus Sherpas Stars – wenn Sie und sie es wollen.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle

 

 


In der letzten Woche haben wir gefragt: „ „Standards“: Ich wünsche mir in unserem Unternehmen…”

Ihre Antwort:

  • mehr Standards, das Rad wird immer wieder neu erfunden.  – 63 %
  • weniger Standards, wir engen uns zu sehr ein. – 0 %
  • keine Veränderung, denn wir haben eine gute Balance aus Standards und Sonderlösungen.   – 37 %

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