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Streamline Your Routine Processes – Ritz-Carlton Naples

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I am at the Ritz-Carlton in Naples, Florida for the fourth time since 2008. This is one of the best hotels in the world and although we are working here, I have time to spend some hours a day outside at the beach, on the balcony or at the property to enjoy the nice weather with temperatures in the mid to high 80s (25 to 28 degrees Celsius). It is high season here. The hotel is almost 100 percent booked which means that there are 450 rooms and at least 700 guests—not counting private parties and business meetings—who want to be taken care of, every day, 24 hours,.

From my room I can overlook a large part of the property and the gulf of Mexico and I recognize that a couple of things repeat every day:

  • When it is supposed to be a sunny day, about 200 or so deckchairs are brought to the beach every morning and are collected every afternoon (see picture)
  • Specific beach entertainment equipment is installed every day and is brought back every afternoon.
  • In the evenings, the pool areas are prepared for the next day so that they look the same each day.
  • And, of course, there are all the repetitive activities that happen in every hotel: preparing for breakfast, lunch, dinner, check-in, check-out, and so on.

Acknowledging that the hotel business is not a high margin business (except for high season) and that it depends on people—Ritz-Carlton’s „Ladies and Gentlemen are Serving Ladies and Gentlemen“-philosophy is known all over the world—routine processes need to be standardized to a very high degree in order not to lose time and money on repetitive operations. The efficiency I can observe is remarkable: There is no time wasted by unnecessary loops and the people still stay very friendly. There is no time wasted, because the time is needed to deal with processes that are not or can not be standardized; processes one need to put some thinking on.

To what extend have you standardized your routines processes? Are they as streamlined as they could be? Or are you talking about deviations in routines over and over? How often do you do something we call „failure work,“ which means correcting things at management level that could have done correctly at an operational level? Do you feel you spend too much time on this?

Stop it. Standardize and streamline your routine processes, make people responsible, and make sure your routines are executed properly. You can’t afford using your profit to subsidize failure work in routines. You need your creativity, your time, and your money for more important things in order to grow your business.

Gulf view

Gulf view

(c) 2013 Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Consulting Group

Leadership by E-Mail

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Während der Diskussion mit dem Projektteam eines Klientenunternehmens, das seine mit uns erarbeitete Wachstumsstrategie gerade mit hoher Intensität umsetzt, wurde wieder einmal die Wichtigkeit von Führung, Konsequenz und Disziplin betont. So weit, so gut. Insbesondere dem Faktor „Führung“ kommt natürlich eine hohe Bedeutung bei, geht man davon aus, dass die Realisierung einer Wachstumsstrategie auch Veränderungen mit sich bringt. Konsequenz und Disziplin sind ebenfalls Resultate guter Führung.

Dabei kann und darf eines nicht unberücksichtigt bleiben: Führung hat etwas mit direktem Kontakt zu tun. Führung wird sehr intensiv durch das Gespräch ausgeübt – das fallweise durchaus auch einmal fernmündlich (oder heute via Skype) geschehen kann, insbesondere in verteilten oder gar globalen Organisationen. Führung ist immer eine 1:1-Beziehung; auch dann, wenn es darum geht, Teams zu führen, kommt eine gute Führungskraft um das Führen der einzelnen Teammitglieder nicht herum. Mehr noch: Die Führungskraft muss diese 1:1 Führung durch das Gespräch, durch vorbildliches Verhalten, durch die Zuteilung von Aufmerksamkeit nicht nur stattfinden lassen, sondern sie muss es wollen.

Was nicht funktioniert, ist etwas, das ich mit „Leadership by E-Mail“ umschreiben möchte. E-Mail ist ein prima Medium, das aber zur Führung von Mitarbeitern gänzlich ungeeignet ist. Ich kenne Unternehmen, die ihren Mitarbeitern über drastische Veränderungen im Unternehmen per E-Mail Kenntnis geben. Das finde ich inakzeptabel, nicht wertschätzend und überhaupt nicht nachahmenswert.

In der Arbeit mit unseren Klienten sorgen wir neben intensiver inhaltlicher Arbeit auch dafür, dass eine Kommunikations- und Führungs“kaskade“ besteht, innerhalb derer Botschaften zielgruppenorientiert vermittelt werden und in der bestmöglich sichergestellt wird, dass die „oben“ beschlossenen Führungsleitplanken und -prinzipien auch durchgehalten werden. Wachstumsintelligenz beinhaltet mehr, als nur den Markt zu verstehen.

Schließlich ist gute Führung ein weiteres Element, dessen es bedarf, um nachhaltig profitabel zu wachsen.

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

The Art of Listening and The Art of Answering Questions

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I usually stay in the Virgin Atlantic Lounge at Terminal 4 of JFK International Airport in New York in order to wait for my Singapore Airlines flight from JFK back to Frankfurt. Since the lounge has moved close to the gate it is really convenient to stay there. Last Saturday on my way back home I had plenty of time and I asked the lady at the front desk if from her experience of the last couple of days Singapore Airlines will board on time.

Her: „We will call the flight.“
Me: „That’s fine, but that was not my question.“
Her: „You asked me if Singapore usually boards on time.“
Me: „Exactly.“
Her: „It varies: sometimes yes, sometimes not.“
Me: „Really?“ – Since this discussion led to nowhere, I waited until the flight was called (on time by the way).

Leadership lesson: Listen to a question and don’t just give someone an answer. Give someone an answer to a question they really asked. And, please, don’t say something like „it could be that way or it could be the other way.“

Markentechnik genügt längst nicht

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Auf dem 9. Internationalen Marken-Kolloquium im Kloster Seeon im Chiemgau haben in der vergangenen Woche unter dem Jahresthema 2012 „Die Marke als Wachstumsmotor“ hochkarätige Referenten ihre Sichten auf die Themen „Marke“, „Markenführung“, „Markentechnik“, „Wachstum mit (oder ohne) Marke“ dargestellt. Es wurde diskutiert, erörtert, neue Erkenntnisse wurden erlangt, bestehende Erkenntnisse wurden bestätigt.

Wir haben bei Mandat schon immer betont – und verdeutlichen dies auch in allen relevanten Beratungsprojekten -, dass bei der Betrachtung einer Marke die technisch-rationalen Aspekte nicht überbewertet werden dürfen. Natürlich gilt es, eine Marke systematisch aufzubauen, begonnen bei der Botschaft, dem Nutzen, usw. Natürlich gilt es, Methoden zu nutzen, die das Unternehmen in die Lage versetzen, die eigene Marke zu verstehen und auch vermittelbar, erlebbar zu machen.

Aber genau dort hört es mit der „Markentechnik“, wie sie so schön heißt, auf. Der Begriff „Markentechnik“ vermittelt irrtümlich den Eindruck, dass Marken technisch erfolgreich gemacht werden können. Es ist ein folgenschwerer Irrtum, wenn man diesem Ansatz blind folgt. Weder ist die Markentechnik hinreichend für den Erfolg einer Marke, noch ist Markenführung etwas, das sich auf rational-instrumentelle Basis reduzieren lässt. Markenführung hat vor allem mit einem etwas zu tun: Mit Führung. Zu diesem Thema wird auch in Kürze ein Fachbeitrag von mir im „Markenartikel“ erscheinen: „Markenführung – Die Betonung liegt auf ‚Führung'“.

Ich glaube jeder unserer Referenten, ich selbst inkludiert, hat die Wichtigkeit betont, welche die Mitarbeiter für die Marke haben. Und das, so Hartmut Jenner, Vorsitzender der Geschäftsführung von Kärcher, obwohl sie in der Bilanz nicht als Guthaben, sondern nur als Kostenposition („Personalaufwand“) auftauchen. Wenn wir aber die Mitarbeiter als Träger der Marke anerkennen, dann sind wir gut beraten, uns mit qualitativen Aspekten, mit nicht direkt greifbaren Wirkmechanismen, mit Ambiguität auseinanderzusetzen. Kurz: Mit Führung. Mit Vermittlung. Mit Verständnis. Mit Einsicht.

Das Mandat-Team hat Mandat auf dem 9. Internationalen Marken-Kolloquium hervorragend repräsentiert und damit auch die Marke „Mandat“ weiter gestärkt. Alles, was Mandat ausmacht, war erlebbar. Das ist nicht durch Anordnung zu erzielen, nicht durch Technik, nicht durch ausgefeilte Projektplanung. Anordnung erzeugt kein Commitment und Technik und Projektplanung sind notwendig, aber nicht hinreichend. Begeisterung war spürbar, aktive Teilhabe am Gesamten, Gestaltungsfreude, Problemlösungskompetenz, der Wunsch, mit dem Kolloquium einen Beitrag zum Wachstum der Teilnehmer und ihrer Unternehmen zu leisten. Das gelingt nur, weil das Mandat-Team sich mit der Marke „Mandat“ identifziert.

Wer versucht, Marke auf Technik zu reduzieren, hat nicht verstanden, dass es die Marke ohne die Menschen nicht gibt, die Menschen ohne die Marke aber sehr  wohl.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Cultural Differences – Singapore Airlines vs. Frankfurt Airport Staff

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Most people who know me know that I am a great fan of Singapore Airlines and I try to use them as often as possible. Here is another example of the difference their employees make in regard to their contribution to the reputation of their company:

We landed in Frankurt after a most enjoyable trip from New York JFK returning from a fabulous week with members of the Million Dollar Consultant® Hall of Fame. I picked up our luggage from the conveyor belt to recognize that one of our bags was seriously damaged: One wheel of the bag was missing and zippers were missing, too.

The lady of Singapore ground staff whom I showed the bag said immediately “We take care of that.“ Unfortunately “We“ was not only her, but also two ladies from Frankfurt Airport.

The conversation that followed was mainly characterized by formal questions of the Frankfurt Airport ladies who were lead through a computerized process. Here are some of the questions they asked me:

• “Can I have your boarding pass, please?“ – Me: “Of course.“
• “The one of your wife as well, please.“ – Me: “Why? It is my bag that has been damaged.“
• “Which flight number was it?“ – Me: “Look at the boarding pass!“
• “What class did you fly?“ – “We flew First Class. Why don’t you look at the boarding pass you just asked me for?“
• “Do you have a baggage insurance?” – “I have no idea! Why do you need to know that?“
• “How old is the bag and what did it cost?“ – “Do you want to fool me?“

The lady of Singapore ground staff of course recognized my being really unhappy and told their airport colleagues to just fill out the form in order to help us leaving the airport. Unfortunately she wasn’t permitted to work herself on the computer.

While the Frankfurt Airport ladies still were very busy with the computer, the Singapore Airlines employee said the following: “You have two options: Option one is that you go to the Airport Baggage Service in order to see if they can repair the bag here or—what I recommend since I can imagine that you just want to get home now—you can call us to pick up the bag at your home or your office and we repair it or we send you the money for a new one.“ She was empathetic and I was happy.

This happened while the two other ladies were still fighting with their computer and with me, their customer.

It makes a difference how you approach your customers and clients. If you really want your business to grow, you need employees in every single department at every single position who have your customer’s best interest in mind.

Is this difficult? Sure, it is. But it is possible and some companies—like Singapore Airlines—are very close to that. Some companies—like Frankfurt Airport—will probably never get even to the undergraduate level. Ever.

Yours,
Guido Quelle

PS: This blogpost also appeared on Dr. Alan Weiss’s blog www.contrarianconsulting.com

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Consulting Group

CEO Tipp des Monats April 2012: Social Media – Überlassen Sie nicht zuviel dem Zufall

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Was hat der CEO mit Social Media zu tun? Eine ganze Menge, denn wenn ein Unternehmen sich entscheidet, in Sachen Social Media aktiv zu werden, kann diese Entscheidung „letztinstanzlich“ nur durch den CEO getroffen werden, betrifft sie doch die Prozesse, die Organisation, in Teilen sogar die Strategie.

Aber mehr noch – und darum soll es in diesem CEO Tipp gehen: Wenn ein Unternehmen sich entscheidet, die Präsenz in den virtuellen sozialen Netzen auszubauen, kann es davon ausgehen, dass seine Mitarbeiter darauf angesprochen werden. Vielleicht werden sie sogar in besagten sozialen Netzen angesprochen. Und wie reagieren sie dann?

Der Klassiker: Facebook. Mit großer Wahrscheinlichkeit sind zahlreiche Ihrer Mitarbeiter bereits auf Facebook präsent. Wie stellen sie sich dort dar? Welche Regeln haben Sie hinsichtlich der Kommunikation über Ihr Unternehmen ausgegeben? „Stillschweigen“ gilt auch und vor allem im sozialen Netz.

Einen Gedanken weiter: Was sagen Ihre Mitarbeiter, wenn sie im Netz auf ihren Arbeitgeber – Ihr Unternehmen – angesprochen werden? Anlässe gibt es beliebig viele:

  • Ein „Freund“ eines Ihrer Mitarbeiter hat eine schlechte Erfahrung in einer Ihrer Einzelhandels-Filialen gemacht: „Sag’ mal, arbeitest Du nicht bei der ABC GmbH? Ich habe da gestern ein miserables Erlebnis beim Kauf meiner neuen Kaffeemaschine gemacht. Das ist ja eine lahme Truppe.“
  • Ein anderer „Freund“ eines anderen Mitarbeiters war mit dem Service an seinem Motorrad nicht zufrieden: „Habt Ihr eigentlich immer solche Beutelschneider in Euren Werkstätten? Die können nichts, nur kassieren.“
  • Ein wiederum anderer „Freund“ eines anderen Mitarbeiters hat eine Absage auf seine Bewerbung in Ihrem Unternehmen bekommen: „So eine Ungerechtigkeit! Du weißt ja, dass ich mich bei Euch beworben habe. Erst ein desinteressiertes Gespräch und dann dieses krasse Assessment Center – völlig unfair. Jetzt bekomme ich die Absage. Grundlos. Wie hältst Du es in einem solchen Laden eigentlich aus?“
  • Sie hatten eine schlechte Presse? „Da wart Ihr ja gestern ganz schön in den Schlagzeilen. Das spricht ja nicht für Euch …“
  • Es gibt natürlich auch Löbliches: „Ich höre immer nur Gutes von Deinem Unternehmen. Was macht Ihr eigentlich so?“

Setzen Sie die Liste selbst fort.

Natürlich können, dürfen und sollen Sie nicht in die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter eingreifen. Sehr wohl aber hilft es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter gewinnen, angemessen darauf zu reagieren, wenn sie auf ihren Arbeitgeber angesprochen werden. Diese Überzeugung ist der erste Schritt für eine Sprachregelung.

Haben Sie Ihre Mitarbeiter dafür gewonnen, überlegt auf Posts zu antworten, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen, können Sie gemeinsam in einem kleinen Kreis typische Fälle (wie zum Beispiel die oben genannten) entwickeln und angemessene Antworten daraus ableiten. Wenn Sie diese graphisch ansprechend aufbereiten, erreichen Sie damit viele Mitarbeiter. Verbleiben Sie dabei nicht auf der logischen Ebene, sondern gestalten Sie das Ganze ruhig ein wenig emotional.

Überlassen Sie es nicht dem Zufall, wie über Ihr Unternehmen in der virtuellen Welt gesprochen wird.

Ihr Guido Quelle

P.S.: Der CEO-Tipp des Monats ist Bestandteil des immer am ersten Montag im Monat erscheinenden Mandat Growthletters. Hier geht es zum kostenfreien und unverbindlichen Abonnement

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Differentiation – People Do Matter

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Too often we hear that people don’t matter, but that the „system“ does matter in order to let a company successfully growing.

Wrong. People DO matter. Actually, given the fact that services, processes and even whole systems can be copied – some of them at the speed of light -, people are a critical aspect of differentiation.

I am currently staying at The Breakers at West Palm Beach having a workshop together with colleagues from the US, Canada, and Australia. Coming back to my room after the session I had a voice message at my room phone. It was the concierge who already left a written message at my arrival. She told me that she is happy to have my staying at The Breakers and that she is looking forward to anything she could arrange for me during my stay.

Even if I am not able to take her up on her offer, because these are really intense days and I probably don’t have time to enjoy the Spa, I don’t play golf, and I don’t need to take care of dinner arrangements, this is a polite offer. The concierge left her personal phone number which I can use within the whole hotel area.

What the concierge did was little: She just invested two minutes of her time, but the effect is large. She even didn’t need to call me, because I know where the concierge’s desk is in the lobby. But as a guest I feel like being recognized and invited to really take her up on her offer to be of help. And I would do this, of course, as I always do.

Hotels are often complaining about a highly competitive market. You know what? It is so easy to stand out from the crowd. Just hire the right people who are passionate about what they are doing and who are not just there to get a paycheck every month.

Simple as that.

Have a great day, I’ll now go out to the beach.

Yours,
Guido Quelle

(c) 2011, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

“Because we love our job“ – A Matter of Leadership

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I’m writing this on my way to New York, 30,000 ft over the ground in the first class of a Singapore Airlines Boeing 747. Singapore Airlines is one of the world’s best airlines and certainly the best one I used. The key success factor? … (drumrolls, please) … The people at the ground and the crew.

I asked the leading stewardess how she and her crew can be so friendly, calm, and polite all day (and in fact every time I flew with Singapore), delivering this extraordinary service. She said „I think the training was good.“ We laughed and she added: „It’s passion. We all love our job.“

So, here we go again: It’s not about external motivation, not about walking over hot coals. It’s about loving your job and having competent, enthusiastic leaders who are willing and able to inspire their employees, helping them to live to the core values of the company and make a vision reality. Leadership is a craft.

What are your experiences with enthusiastic employees? Where does the enthusiasm come from?

Best,
Guido Quelle

(c) 2011, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH