Der Wachstums-Wochenstart #31: Die „Hätte-ich-tun-sollen“-Liste

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Ihr Fokus in dieser Woche: Werfen Sie Ihre „Hätte-ich-tun-sollen“-Liste in den Müll.

Eine to-do-Liste kann etwas Feines sein. Sie bringt Ordnung in die Dinge, die getan werden müssen oder getan werden wollen, sie schafft Klarheit über einen Arbeitstag, lässt es zu, dass Dinge auf einen anderen Tag gelegt werden und man hat den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge, nämlich die inhaltliche Arbeit, …

… wenn …

Ja, wenn die to-do-Liste kein Sammler für allerlei wird. Das wird sie aber bedauerlicherweise häufig. Es werden Dinge aufgeschrieben und Kalendertagen zugeordnet, ohne sich vergewissert zu haben, dass an jenem Kalendertag auch tatsächlich Raum zur Erledigung der Aufgabe bleibt. Häufig kommt ein Dutzend oder mehr Aufgaben zusammen, denen überdies keine Prioritäten zugewiesen wurden und das an einem Tag, der mit „echten“ Terminen eigentlich schon gut gefüllt wäre.

Das Resultat: Die to-do-Liste wird eine hätte-ich-tun-sollen-Liste und erzeugt ein schlechtes Gewissen. Die gute Nachricht: Es gibt Abhilfe.

  • Schreiben Sie nur Dinge zu einem Tag in eine to-do-Liste, die auch realistisch an jenem Tag bearbeitet werden können.
  • Räumen Sie sich ein Zeitfenster an diesem Tag – in ihrem Kalender! – für jede Aufgabe ein.
  • Unterscheiden Sie Prioritäten. Wenn alles gleich wichtig ist, ist nichts wichtig.
  • Führen Sie Begriffe wie „Memo“, „Wiedervorlage“, „Delegieren an …“ ein, die sie einer Aufgabe voranstellen.
  • Entscheiden Sie vor jeder Aufgabe: „Muss ich es wirklich selbst tun? Wer kann mir helfen?“

Auf diese Weise ist der Start geschaffen, dass aus der to-do-Liste ein echter Helfer wird und dass das schlechte Gewissen aus der Kenntnis des Unerledigten der Vergangenheit angehört.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #30: Formulieren Sie präzise

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Ihr Fokus in dieser Woche: Formulieren Sie präzise.

Zu häufig sind Formulierungen vage, lassen sich Interpretationen ableiten, sind Auslegungen möglich. Formulieren Sie in dieser Woche präzise, was Sie meinen und vergewissern Sie sich, falls erforderlich, dass dies auch verstanden wurde.

Ich hatte vor kurzem einen Sitznachbarn auf einem Flug von Stuttgart nach Düsseldorf in der Lufthansa Business Class, der sich unmöglich benommen hat. Wir saßen in Reihe 2, also mit viel Beinfreiheit, aber einer Frontwand, an der mein Sitznachbar seine Schuhe abstützte. Er telefonierte, obwohl die Maschine schon rollte, was die Stewardess zurecht auf die Palme brachte und was ihm eine scharfe Zurechtweisung einbrachte, er schnallte sich nur widerwillig an und er klappte ungefragt einen Tisch herunter, neben dem mein Jacket hing.

Ich sagte zu ihm in ruhigem Ton: „Ich finde, Sie sind ein ausgesprochener Flegel“, was ihn wiederum rasend machte. Ich gab nichts darum und widmete mich wieder meiner MP3-Aufzeichnung auf dem iPhone. Die Stewardess lächelte wissend, gab mir etwas zu trinken und ließ ihn wissen, dass ihre Kollegin sich später um ihn kümmern werde.

Die präzise Formulierung hilft, Dinge nur einmal sagen zu müssen. Üben Sie das. Und denken Sie daran, dass Sie nicht von Fremden geliebt werden müssen.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #29: Überraschen Sie jemanden

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Ihr Fokus in dieser Woche: Überraschen Sie jemanden.

Unabhängig davon, wen Sie überraschen: Überraschen Sie irgendwen: Ihren Partner, einen Kunden oder Klienten, einen Lieferanten, einen Mitarbeiter, sich selbst. Idealerweise überraschen Sie jeden Tag mindestens eine Person. Konkret, spezifisch, anlassbezogen.

Es können Blumen für eine tolle Leistung eines Mitarbeiters oder ein spontanes Geschenk für den Partner sein. Ein gemeinsames Mittagessen mit Ihrem Team, ein freier Nachmittag für Sie selbst, eine Verhandlung, der Sie eine plötzliche positive Wendung geben.

Sie werden sehen, dass eine solche Überraschungs-Serie Sie sofort in den gute-Laune-Modus versetzt. Den Überraschten ebenfalls. Das ist win-win.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #28: Wert schaffen

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Ihr Fokus in dieser Woche: Finden Sie heraus, welchen Wert Sie schaffen.

Unternehmen sind wunderbar darin, zu sagen, was sie tun, aber sie tun sich in der Regel etwas schwer damit, zu sagen, welchen Wert sie schaffen. Wenn Sie also nch keine Wertaussage in Ihrem Unternehmen haben, wie zum Beispiel Mandat („Wir unterstützen Unternehmen dabei, profitabel zu wachsen“), schaffen Sie eine. Wenn Sie bereits über eine Wertaussage verfügen, kommunizieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter, besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, was die Wertaussage für das Unternehmen bedeutet und sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter die Wertaussage mit seinen / ihren eigenen Worten wiedergeben kann.

Ihre Aufgabe dabei ist es auch, herauszufinden, wo die Kluft zwischen Wunsch und Wirklichkeit liegt: Ist die Wertaussage ein schöner Satz, der aber nicht mit Leben gefüllt ist, oder haben Sie belastbare Resultate vorzuweisen. Wenn letzteres der Fall ist, schreiben Sie diese auf. Es sind tolle Success Stories.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #27: Mentale Fitness

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Ihr Fokus in dieser Woche: Tun Sie etwas gänzlich anderes, jeden Tag.

Gerade wenn die Erfolgswelle so richtig rollt, dreht sich das gesamte Denken um das Business. In dieser Woche versuchen Sie einmal, jeden Tag etwas zu tun, das überhaupt nichts mit Business zu tun hat, eine Weile Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, Sie mental fordert und nichts mit Aufgaben oder Rollen zu tun hat, die Sie ohnehin immer zuhause einnehmen.

Lenken Sie Ihre Gedanken bewusst auf andere Felder. Sie werden sehen, dass dies wie ein muskuläres Training ist, weil es Ihre geistige Flexibilität, Ihre mentale Fitness, stärkt. Auch ein Muskel, der dauernd kontrahiert ist, kann nicht richtig funktionieren. Gleiches gilt für ihren Geist. geben Sie ihm Alternativen.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #26: Nachfolger bestimmen

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Ihr Fokus in dieser Woche: Bestimmen Sie Nachfolger für jede relevante Position in Ihrem Unternehmen oder Verantwortungsbereich.

Wenn Sie sich bisher keine Gedanken über Nachfolgeregelungen in Ihrem eigenen Unternehmen oder Ihrem Verantwortungsbereich gemacht haben, wird es Zeit. Zu häufig gehen Unternehmer und Führungskräfte von der irrigen Annahme aus, dass nicht nur alle Positionen gut besetzt seien (was ja stimmen mag), sondern dass dies auch so bleiben müsse (was sich nicht in Ihrer 100%-igen Kontrolle befindet).

Schnell hat ein leistungsfähiger Mitarbeiter – aus welchem Grund auch immer – gekündigt und die große Suche geht dann los. Headhunter werden beauftragt, Anzeigen werden geschaltet, hektische Betriebsamkeit startet. Dies kann vermieden werden.

Ich plädiere nicht dafür, dass Sie alle Stellen doppelt besetzt haben sollten, aber Sie müssen sich Gedanken darüber machen – und zwar kristallkar -, wer eine bestimmte Stelle übernehmen soll, wenn ein bestimmter Mitarbeiter kündigt – vorausgesetzt, Sie entscheiden sich, die Stelle zu behalten und nicht zu streichen, was mitunter auch eine gute Idee ist. Wenn Sie dies wissen, können Sie die potenziellen Nachfolger wesentlich effektiver entwickeln.

Starten Sie also mit einem leeren Blatt: Welches sind Schlüsselpositionen und was täte ich, wenn diese neu besetzt werden müssten?

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #25: Das Unangenehme zuerst

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Ihr Fokus in dieser Woche: Erledigen Sie jeden Tag das „Unangenehme“ zuerst.

Machen wir uns nichts vor: Manche Aufgaben sind angenehmer als andere. Mehr noch: Die angenehmen Aufgaben sind auch prächtig geeignet, die unangenehmen Dinge vor sich herzuschieben. Auch vermeintlich Wichtiges eignet sich dazu besonders gut.

Der Haken: Die Anzahl der unangenehmen Aufgaben wird  eher steigen als sinken, solange Sie sich ihnen nicht widmen.

Lassen Sie es nicht mehr zu, dass unangenehme Aufgaben Ihre Stimmung bestimmen: Erledigen Sie an einem bestimmten Tag die anstehenden unangenehmen Dinge sofort und Sie werden sehen, wie fokussiert und guter Stimmung Sie in den weiteren Verlauf des Tages gehen. Beginnen Sie damit heute.

Und – wer weiß – vielleicht stellt sich dabei die eine oder andere vermeintlich unangenehme Aufgabe angenehmer dar, als sie zunächst offenbar schien.

Ihr Guido Quelle

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Der Wachstums-Wochenstart #24: „Hier geht’s lang!“

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Ihr Fokus in dieser Woche: Geben Sie die Richtung vor.

„Man könnte es so machen, aber auch so. Oder so.“ Kennen Sie das? Varianten von dieser Inkonkretheit sind beherzte „sowohl als auch“, entschiedene „vielleicht“ oder die bekannten „im Prinzip ja, aber“-Formulierungen.

All diesen ist gemein, dass keine Entscheidung getroffen wird, dass man im Abwägen verharrt. Was in einer Angebotsphase mit einem Kunden Sinn ergibt, nämlich Optionen anzubieten, kann im Dialog mit Mitarbeitern Unsicherheit vermitteln.

Daher: Nutzen Sie diese Woche, um Dinge gemeinsam abzuwägen, zu erörtern, sich Optionen anzusehen und dann geben Sie die Richtung vor. Machen Sie klar, dass Sie sich entschieden haben. Gehen Sie dann mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam los. Wenn Sie feststellen, dass Sie in einer Sackgasse landen, drehen Sie um oder klettern Sie über die Mauer. Aber verharren Sie nicht länger in Erwägungen.

Ihr Guido Quelle

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Der Wachstums-Wochenstart #23: Besetzen Sie eine Position

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Ihr Fokus in dieser Woche: Besetzen Sie eine Position.

Nein, damit meine ich selbstverständlich nicht, dass Sie irgendeine Position besetzen und diese mit Händen und Füßen verteidigen sollen. Das ist eine schöne Rhetorik-Übung, aber darum geht es hier nicht. Es geht darum, eindeutig Position zu einem Thema zu beziehen und nicht, herumzueiern.

Das Folgende meine ich nicht:

  • „Sowohl als auch“
  • „Das könnte man so sehen, oder auch so“
  • „Im Prinzip ja, aber“
  • „Wir müssen das noch genauer abwägen“
  • „Jedes hat etwas für sich“.

Setzen Sie die Liste selbst fort.

Machen Sie sich folgendes klar: Es gibt immer mehrere Lösungen, es gibt auch fast immer mehrere richtige Lösungen. Es kommt aber darauf an, eine Lösung zu finden, die in den Kontext passt. Es kommt darauf an, dass Sie als Führung klar sagen: „Ich habe nachgedacht, habe mir die Vor- und Nachteile angehört, sie abgewogen und dies ist die Richtung, in die wir gehen werden.“

Dies wird nicht nur von Ihnen erwartet, es beschleunigt auch Prozesse. Das Besetzen einer Position, das Einstehen für etwas, bedeutet doch nicht, dass dies für die Ewigkeit so sein muss. Meinungen darf man auch bei neuen Erkenntnissen ändern. Es heißt auch nicht, dass Sie unveränderbar auf der Position beharren müssen. Eine Position zu besetzen bedeutet aber, eine klare Meinung zu haben und diese begründen und aussprechen zu können.

Welche Position besetzen Sie in dieser Woche?

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #22: Arbeiten Sie vor

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Ihr Fokus in dieser Woche: Arbeiten Sie vor.

Während ich diesen Beitrag schreibe klingen die Kirchenglocken schon einige Minuten irgendwo hier um das Kloster Seeon herum, in dem ich mich gerade befinde, weil wir hier das 9. Internationale Marken-Kolloquium veranstalten. Es ist 6 Uhr morgens, draußen dämmert der Tag – eine Zeit, die nicht unbedingt zu meinen Standard-Arbeitszeiten gehört, aber ich war eben wach. In ein, zwei Stunden ist hier wieder Hoch-Zeit. Die Teilnehmer werden zum Frühstück gehen, um Viertel vor Neun wird der zweite Tag des 9. Internationalen Marken-Kolloquiums eröffnet. Spannende Vorträge stehen bevor.

Ich nutze die Zeit, um vorzuarbeiten und auf diesen Kniff möchte ich in dieser Woche Ihren Fokus lenken. Ich werde nicht nur diesen Blogbeitrag vorzeitig für kommenden (wenn Sie es lesen: diesen) Montag schreiben, sondern noch weitere Beiträge, die dann nachfolgend veröffentlicht werden können. Ich mag es, wenn Dinge im Voraus erledigt sind, sie erzeugen dann keinen Druck mehr, nach dem Motto: „Du müsstest ja noch … machen“.

Vorzuarbeiten bedeutet nicht, mehr zu arbeiten. Es geht vielmehr darum, Dinge anzugehen, die noch nicht zeitkritisch sind, aber sehr schnell zeitkritisch werden können, wenn die Zeit voranschreitet. Es bedeutet, sich von einigen operativen Dingen zu entlasten und wirklich wichtige Dinge anzugehen – im Voraus. Wenn Sie es richtig machen, schafft dieses Vorarbeiten persönliches Wachstum, weil Sie freie Zeit gewinnen, die Sie anders nutzen können.

Wo können Sie vorarbeiten? Wo können Sie gleichartige Dinge, die eigentlich noch nicht erledigt werden müssten, erledigen, bevor sie dringend werden?

Die Glocken haben aufgehört, ich schreibe jetzt den nächsten Beitrag.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH