Selbstständigkeit – Mandat Managementberatung GmbH

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Mandat Wachstums-Wochenstart® Nr. 461: Wirrwarr im Prozess

22. Februar 2021/in Wachstums-Wochenstart

Mandat Wachstums-Wochenstar® Nr. 461: Wirrwarr im Prozess

Der Wunsch: Alle Prozesse laufen schlank durchs Unternehmen, vom Auftragseingang bis zur Zahlung nebst aller Supportprozesse. Keine Doppelarbeit, keine Nachfragen, keine Fehler.

Die Wirklichkeit: … kennen Sie selbst.

Die Frage: Wie machen wir es besser?

Schauen wir uns ein deutsches, mittelständisches Unternehmen an, eine Zentrale mit einigen selbstständigen operativen Einheiten, von denen jede ihre eigene Buchführung vornimmt. In der Zentrale werden diese Buchführungen zusammengeführt.

Der Rechnungsfreigabeprozess – wir sprechen über knapp 1.000 Eingangsrechnungen pro Monat in der Zentrale – ist von Eigenkreativität geprägt, die an der Korrektheit und Legalität der Buchhaltung nichts ändert, aber Umstand macht. So werden Phantombuchungen geschaffen, die zur Autorisierung der Zahlung innerhalb der Zentrale und an die betreffenden Verantwortlichen in den operativen Einheiten gesendet werden. Die meisten Rechnungen gehen per Mail, manche per Fax, einige per standardisiertem Datentransfer ein. Für eine Rechnungsfreigabe sind bis zu fünf Autorisierungen erforderlich – auf Grund der Vielzahl der am Prozess Beteiligten.

Wird die Zahlung schließlich genehmigt, werden die Phantombuchungen wieder gelöscht, finale Buchungen angelegt, die tatsächliche Freigabe einer Rechnung wird erteilt, die Rechnung wird beglichen. Der Vorgang ist abgeschlossen, aber der Papierkrieg war exorbitant. So geht es 1.000 Mal im Monat. Buchstäblich.

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?

Zwei Fragen stellen sich: Erstens: Muss der Prozess so aussehen? Zweitens: Kann man ihn verbessern, ohne das ganze Unternehmen auf den Kopf zu stellen?

Insbesondere die zweite Frage treibt viele unserer Klienten um. Es ist ja nicht so, dass Wirrwarr in Prozessen immer unentdeckt bleibt. Oft wird es aber toleriert, weil vermeintlich oder tatsächlich Wichtigeres ansteht, mitunter scheut man einfach den Aufwand, sich so einem oft historisch gewachsenen Umordnungsproblem zu stellen.

In unseren Beratungsmandaten zur Verschlankung und Beschleunigung von Abläufen – „Prozessen“, wie wir sie nennen – legen wir immer Wert darauf, dass wirksame Wachstumsbeiträge auch dann entstehen, wenn nicht sofort das ganze Unternehmen auf den Kopf gestellt werden soll. Denken Sie einmal darüber nach: Wie wäre es, unliebsamen Wirrwarr zu eliminieren ohne gleich das ganze Unternehmen zu reorganisieren? Sie können mit Bordmitteln vieles selbst angehen.

Öffnen Sie in dieser Woche den Blick für Prozesse, die Sie stören, notieren Sie sich den Prozessnamen, sonst nichts und sprechen Sie Anfang der kommenden Woche mit Ihrer Führungscrew über Ihre Beobachtungen und darüber, wie Sie echte Potenziale schnell herausholen können.

Ach ja: Das oben beschriebene Unternehmen hat das Problem mit unserem Hightech-Startup „Flowers“ (www.flowers-software.com) gelöst, das sehr, sehr stark in der digitalen Rechnungsfreigabe ist. Somit gehört die Verschwendung von Zeit und Geld künftig der Vergangenheit an. Papier? Wird nur noch einmal angefasst: Zum Scannen. Problem erkannt, Problem eingegrenzt, Problem gelöst. Weg mit dem Wirrwarr. Wachstumsunternehmen handeln so.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle

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Gründungswille sinkt? Kein Wunder!

16. August 2019/in Guidos persönliche Sicht

Eine Auswertung der KfW zeigt, dass der Gründungswille in Deutschland signifikant gesunken ist und stattdessen Sicherheit, zum Beispiel in Jobs des öffentlichen Dienstes, gesucht wird. Das ist beunruhigend und nun suchen alle nach der Ursache. Während das Bundesministerium für Wirtschaft sich beeilt, zu betonen, dass Gründer wichtig für Deutschland seien und man den Gründermangel beklage, werden andere nicht müde, die „gründerfeindlichen“ Gesetze in Deutschland als Urasche auszumachen.

Damit liegt man aber falsch, denn diese Gesetze greifen erst, wenn man bereits begonnen hat, sich mit dem Thema „Gründung“ auseinanderzusetzen. Die Auswertung der KfW legt stattdessen nahe, dass der Gründungswille gesunken ist, also die Bereitschaft, sich überhaupt selbstständig zu machen und in dem Zustand spielen Gesetze zu Scheinselbstständigkeit und Co. noch gar keine Rolle. Wir haben vor kurzem mit zwei bis in die Haarspitzen motivierten Gründern ein Startup gegründet und die rechtlichen Nebenbedingungen in Deutschland haben uns kein Bisschen daran gehindert. Wir haben uns gewundert und zum Teil auch geärgert, aber wer sich daduch behindern lässt, sucht eine Ausrede, keine Lösung.

Nein, die Ursachen für mangelnden Gründungswillen sitzen erheblich tiefer, tief in unserer Gesellschaft und deren Entwicklung verankert, nämlich – ohne Vollständigkeit – in folgenden Punkten:

– In der mangelnden Attraktivität, Risiko zu übernehmen,

– in der gesellschaftlichen Abnahme der Bedeutung des Wertes „Freiheit“ (dies korrespondiert mit der Zunahme der Bedeutung des Wertes „Sicherheit“),

– im Vorgaukeln vermeintlicher Sicherheit (z. B. im öffentlichen Dienst oder auch in großen Unternehmen; es gibt aber keine Sicherheit – nirgends!),

– in einer zunehmend beobachtbaren Skepsis gegenüber wirtschaftlicher Spitzenleistung von Individuen und

– in einer sozialromantisch verklärten staatlichen Vollversorgungs- und Vollkaskomentalität, die sich darin ausdrückt, dass staatliche Institutionen besser zu wissen scheinen, was gut für uns ist, so dass wir uns in die sprichwörtliche Hängematte legen können, denn „Vater Staat“ sorgt ja für uns – von der Wiege bis zur Bahre – bis wir irgendwann feststellen, dass am Ende des Geldes noch so viel versprochene Versorgung zu erledigen ist und das System zusammenbricht, weil nicht mehr genügend Selbstständigkeit herrscht.

Bevor sich also Ministerien und staatliche Stellen aufschwingen, den mangelnden Gründergeist zu bedauern, sollten sie sich daranmachen, die Attraktivität und Begehrlichkeit des Selbstständig-Seins (wieder) zu fördern. Staatliche Institutionen haben sich in der Vergangenheit nicht mit Ruhm bekleckert, wenn es um die Übernahme von unternehmerischen Aufgaben ging.

So lange wir in Deutschland so weitermachen, wie es aktuell zu beobachten ist, so lange wir Gleichheit predigen (wir sind glücklicherweise nicht alle gleich!), statt Unterschiede zu fördern, so lange vor allem wirtschaftliche Exzellenz mit Argwohn betrachtet wird, so lange Hochbegabte und Hocherfolgreiche nicht besser gefördert und (auch durch Anerkennung) unterstützt werden, so lange Gleichmachen und Vollkasko herrschen, so lange das Unternehmertum in der Öffentlichkeit nicht besser besprochen wird, wird die Zahl der Gründungswilligen weiter abnehmen.

Dann sollten wir aber bitte das Wundern darüber einstellen.

„Die Fenster sind gestrichen, Chef! – Was tun wir jetzt mit den Rahmen?“

22. Mai 2013/in Strategie & Führung

Wundern Sie sich darüber, dass Ihre Mitarbeiter Dienst nach Vorschrift machen, dass sie nur das tun, was man Ihnen sagt und haben Sie dabei das Gefühl, dass Sie die einzige Person sind, die mit neuen Ideen und Gedanken im Unternehmen Akzente setzt? Dann liegt das an Ihnen und zwar unabhängig davon, ob Sie sich nur so fühlen, oder ob es sich tatsächlich so darstellt.

Fühlen Sie sich nur so, wie oben beschrieben, ohne dass Sie einen musterhaften Beweis haben, haben Sie ein Wahrnehmungsproblem, das Sie überprüfen sollten. Ist es tatsächlich so, wie oben beschrieben, haben Sie ein Führungsproblem, das Sie zwingend abstellen müssen. Ihre Mitarbeiter sind mindestens überwiegend volljährig, dürfen wählen gehen, eine Familie gründen und selbst Entscheidungen treffen. Wenn Sie dies in Ihrem Unternehmen nicht so vorfinden, dann haben Sie den Mitarbeitern vermutlich noch nicht den Raum gegeben, den sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was Sie tun können, um Entscheidungen auf Mitarbeiterebene im Sinne des gemeinsam beschlossenen Weges zu beschleunigen, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Verantwortung wahrzunehmen und um Innovationen ins Leben zu rufen. Fragen Sie, wo Sie persönlich dies verhindern. Sorgen Sie dafür, dass diejenigen Mitarbeiter, die bewiesen haben, dass sie der Verantwortung würdig sind, weitere Veratnwortung erhalten.

Kurz: Sorgen Sie dafür, dass die Frage „Die Fenster sind gestrichen, Chef! – Was tun wir jetzt mit den Rahmen?“ nicht mehr vorkommt.

(Den Satz habe ich übrigens von einem Mitglied der Geschäftsführung eines Klientenunternehmens entliehen. Ich finde ihn grandios. Herzlichen Dank dafür!)