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Mandat Wachstums-#Wochenstart Nr. 261: Was eine Mail über den Absender sagt

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Immer wieder kommen neue Abonnenten für den Mandat Wachstums-Wochenstart und den Mandat Growthletter hinzu und gelegentlich meldet sich der eine oder andere auch aus unseren Wachstums-Sendungen ab. Das ist ganz normal. Schauen wir auf diese Abmeldungen, erleben wir unterschiedliches. Von der Nutzung der automatisierten Abmeldelinks, über ein höfliches „Würden Sie mich bitte aus dem Verteiler nehmen?“ – eine rhetorische Frage, denn natürlich tun wir das – bis hin zu „Unsubscribe“ oder „Abmeldung“ erreicht uns so ziemlich alles.

Spannend wird es, wenn Mails persönlich werden. So erhielt ich neulich eine Abmelde-Mail von jemandem mit folgendem Text (ohne Anrede):

„Hiermit melden wir uns unter der email Adresse […] von allen Mandat-Newslettern ab!
Leider funktionieren die Links in Ihren Mails nicht (Absicht???).
MFG
[Name]“

Was springt Sie an? Genau, mich auch: Die „Absicht???“ – mit drei Fragezeichen. Der Absender unterstellt offenbar tatsächlich, dass wir ihn zwingen wollen, bei uns zu bleiben – in diesem Fall habe ich keinen Schimmer, wie er überhaupt irgendwann einmal zu uns gefunden hat – und dass wir alles tun, um das Abmelden schwer zu machen.

Meine Reaktion auf so etwas? Erstens: Ein Seufzen, sagt der Absender mit einer solchen Mail doch mehr über sich als über uns aus, die wir uns bis dato nicht einmal vorstellen konnten, dass es so etwas gibt. Zweitens: Die Veranlassung der technischen Prüfung. Natürlich funktionierten die Links.

Warum ich diesem Thema einen ganzen Wochenstart widme? Weil wir in unserer Beratungspraxis viele, viele Mails zwischen Beteiligten in Klientenprojekten sehen, die besser nie geschrieben worden wären. Man überlege sich also stets: Was sagt diese Mail über mich aus? Erst dann drücke man „Enter“. Etikette hat noch niemandem geschadet. Und überhaupt: Wo ist eigentlich die Rückversicherung „Wollen Sie diese dumme Mail wirklich senden? (OK, Abbrechen)“, wenn man sie braucht?

Auf einen guten Wochenstart!

Ihr und Euer
Guido Quelle

© 2017, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.
© Sprinter: mezzotint_fotolia – Fotolia.com

Zwangsbeglückung, oder: Vom Umgang mit E-Mails

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Die im Sommerloch kursierende Nachricht, dass Daimler ermöglichen will, dass E-Mails, die im Urlaub eines Mitarbeiters eingehen, direkt gelöscht werden, löst – vorsichtig formuliert – eine noch größere Verwunderung aus, als das Abschalten des E-Mail-Servers bei Volkswagen nach einer bestimmten Uhrzeit am Abend. Man stelle sich vor, man sendet eine E-Mail an einen Mitarbeiter eines Unternehmens und erhält folgenden Autoresponder: „Sehr geehrter Absender, ich bin derzeit im Urlaub, mein Stellvertreter ist …, den Sie unter … erreichen. Ihre E-Mail an mich wird nicht weitergeleitet, sondern wurde automatisch gelöscht.“ Ich würde mich fragen, ob es der 1. April wäre.

Kaum ein Thema beherrscht in Sachen digitaler Technologie die Medien derzeit mehr als der Umgang mit Smartphones im Allgemeinen und mit E-Mails im Besonderen. Die Zwangsbeglücker sind schnell auf der Bühne und es gibt pauschale Beglückungsprogramme: Server ab einer gewissen Uhrzeit abschalten, E-Mails im Urlaub löschen lassen, was darf es sein? Mit Verlaub: Eingehende Briefe, Faxe, von Kollegen oder Projektpartnern abgegebene Aktenordner können auch nicht einfach „gelöscht“ werden. Das wurden sie auch nie.

Versäumt wird bei den gutmenschlichen Beglückungsversuchen, auf die Selbstständigkeit der Mitarbeiter zu setzen. Statt dass Führungskräfte in ihre Pflicht zu führen auch integrieren, dass sie sich mit ihren Mitarbeitern gemeinsam über den Umgang mit E-Mails und auch mit der Menge eingehender E-Mails verständigen, gibt es das volle Programm der Bevormundung.

Wie wäre es mit folgendem Konsens in einem Unternehmen:

  • E-Mails werden nur gesendet, wenn es erforderlich ist,
  • E-Mails werden nicht zur Diskussion wichtiger Dinge genutzt,
  • ein „CC“-Verteiler wird nicht zur Absicherung des eigenen Tuns genutzt,
  • „BCC“ findet nicht statt,
  • jede Person entscheidet eigenständig, ob und wann sie eine E-Mail sendet,
  • jede Person entscheidet eigenständig, ob sie außerhalb der Arbeitszeit E-Mails abruft
  • es besteht keine Pflicht zur Beantwortung von E-Mails außerhalb der Arbeitszeit (so auch im Urlaub), es sei denn, es wurde ausnahmsweise projekt- oder themenbezogen etwas Abweichendes vereinbart,
  • wenn es ausnahmsweise etwas wirklich Wichtiges gibt, das den Einbezug einer im Urlaub befindlichen Person erfordert, erfolgt der Kontakt per SMS oder Telefon.

Dies erfordert natürlich den gemeinsamen Dialog über „wichtig“ und „unwichtig“, es erfordert eine gemeinsame E-Mail-Kultur. Bei der obigen Liste handelt es sich um unaufgeschriebene aber thematisierte Empfehlungen, wie sie in meinem Unternehmen existieren und – viel besser: auch funktionieren.

© 2014, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.

Risiko oder Zwangsbeglückung: Was ist Ihnen lieber?

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Jawohl, das Leben ist gefährlich, zumindest, wenn man denjenigen glaubt, die sich nur auf die Risiken konzentrieren. Was kann nicht alles passieren. Aber: Die meisten der Dinge, die passieren können, werden nicht passieren, sie werden schlichtweg nicht eintreten. Diese Tatsache schützt uns aber nicht vor den Zwangsbeglückern, die nicht müde werden, jeglichen Fall eines möglichen Eintretens regeln zu wollen.

Wir können uns nicht vor allem schützen. Das Leben birgt ein gewisses Restrisiko, das insbesondere in Deutschland vergleichsweise gering ist. Die Regelungswut indes steigt – zumindest gefühlt – stetig an. Gespräche über Helmpflicht auf Fahrrädern, ausufernde Tempo-30-Zonen in völlig unsinnigen Bereichen, Mails, die nur noch bis 18 Uhr und dann wieder ab 7 Uhr zugestellt werden, die Liste lässt sich beliebig verlängern. Statt auf die Steigerung des Urteilsvermögens der Bürger zu setzen, statt darauf zu setzen, die Einschätzung von Gefahren zu lernen, werden wir durch Vorschriften zwangsbeglückt, um uns vor einer unausweichlichen Katastrophe zu schützen. Dabei sind Unternehmen inzwischen nahezu genauso aktiv, wie der Gesetzgeber.

Ich würde mir wünschen, dass mehr Wert auf das Vermitteln von Zusammenhängen gelegt wird. Ich würde mir wünschen, dass der Bürger oder der Mitarbeiter ernst genommen wird und dass man mehr Zeit mit Überzeugung als mit dem Schaffen von Regeln und Gesetzen verbringt. Das ist langwieriger, aber lohnender.

Wie sagte mir Hans Andersson, seinerzeit Länderverantwortlicher in Südkorea und in Japan für H&M, just zu Zeiten des Tsunamis und der Fukushima-Katastrophe in einem unserer Gespräche? „Herr Quelle, einen Tsunami können Sie nicht regeln, da müssen Sie sich auf die Unternehmenswerte und das Urteilsvermögen der Führungskräfte verlassen, um das Richtige zu tun.“

Dem ist nichts hinzuzufügen.

(c) 2014, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.