Oft schon habe ich über Meetings, deren Wirkung (oder Zeitverschwendung) und Bedeutung geschrieben, nicht zu viel davon möchte ich wiederholen, aber dieser Wochenstart soll aus gegebenem Anlass wieder einmal in Erinnerung rufen, dass wir zwei besonders hohe Güter haben, nämlich Gesundheit und Zeit, denen wir auch durch den gezielten Einsatz von Meetings förderlich (oder hinderlich) Rechnung tragen sollen.

Ein Meeting dient immer einem Zweck, es darf nie Selbstzweck sein. Jour-Fixe gehören immer auf den Prüfstand, mindestens einmal jährlich. Haben Sie ein bestimmtes Meetingformat, das regelhaft wiederkehrt, ist der Zweck und das Ziel des gesamten Formats zu definieren. Jedes einzelne anberaumte Meeting ist vor Beginn auf seinen Zweck (das „Warum“) zu prüfen, nicht nur auf die Ziele.

Ein Meeting ohne Zweck muss weg.

Ein Format ohne Zweck muss auch weg.

Seien Sie streng!

Was die Corona-Pandemie gezeigt hat, ist das, was wir schon jahrelang vor der Pandemie gesagt und betrieben haben, was aber nur wenige hören wollten: Virtuelle Meetings funktionieren sehr wohl.

Aber: Sie sind kein Allheilmittel. Hatte man früher Mühe, Menschen von einem virtuellen Meeting zu überzeugen, bekommt man heute Hürden aufgezeigt, wenn man sich physisch treffen möchte. Die Form des Meetings muss sich dem Zweck und dem Ziel des Meetings unterordnen. Routinedinge in virtuellen Meetings, kreative, strategische Dinge in physischen Meetings. Nein, dabei geht es nicht nur um Methode und Technik, es geht auch um Zwischenmenschliches, das virtuell nicht transportierbar ist. Ein Raum voller Menschen hat eine andere Wirkung als ein virtueller Raum voller Menschen.

Gern vergessen: Es ist noch nutzbar, das Telefon, die Älteren von uns werden sich erinnern. Mit einem Smartphone kann man nicht nur fotografieren und WhatsApp-Nachrichten schreiben oder TikTok-Videos schauen, man kann sogar damit telefonieren, auch wenn das Sprechen eine abnehmende Zuneigung erfährt. Nicht für jedes Meeting muss man sich sehen – die Füße auf dem Tisch, das sieht auch immer irgendwie zu lässig aus.

Ein Wort noch zu Hybridmeetings, die ich persönlich als besonders anstrengend einstufe: Wenn Sie schon ein hybrides Meeting veranstalten wollen oder meinen, es veranstalten zu müssen, dann sorgen Sie dafür, dass es mindestens zwei Moderatoren gibt – je nach Größe der Runde auch mehrere. Ein Moderator kümmert sich um die Teilnehmer vor Ort, ein anderer (der physisch vor Ort ist!) darum, dass die virtuellen Teilnehmer auch zu Wort kommen und dieser schaut auch in den Chat. Definieren Sie unbedingt Melderegeln. Das kann die bekannte erhobene Hand sein, es kann ein „x“ im Chat sein, völlig egal, aber definieren Sie Melderegeln.

Denken Sie daran: Jedes überflüssige Meeting, das nicht stattfindet, ist Ihrer verfügbaren Zeit zuträglich – und manches auch Ihrer Gesundheit.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle