Effektivität – Mandat Managementberatung GmbH

Schneller ist besser? Ja, aber …

13. August 2014/in Best Practices, Wachstumsintelligenz & profitables Wachstum

In meinen Vorlesungen zu Selbstmanagement habe ich meine Studenten immer gefragt, was wichtiger ist: Effektivität oder Effizienz. Die meisten meinten, Effizienz sei das wichtigere Element. Vermutlich ist dieser Irrtum durch die Annahme geprägt, dass schneller zu sein, reibungslos zu arbeiten, immer gut ist. Es ist aber eine Null-Leistung, günstig Äpfel zu kaufen, wenn man Birnen hätte kaufen sollen. Effizienz ohne Effektivität ist nicht hilfreich.

Geschwindigkeit im Geschäftsleben ist etwas Tolles. Es macht Freude, zu sehen, wenn nutzbringende Routineabläufe immer schneller werden, wenn ein angestrebtes Ergebnis schnell erreicht wird. Aber: Geschwindigkeit ergibt nur bei einer hohen Eingangsqualität Sinn. Wenn Falsches schnell gemacht wird, oder wenn eine mangelnde Eingangsqualität schnell in ein – dann schlechtes – Arbeitsergebnis übersetzt wird, wird mit Zitronen gehandelt.

Wachstum beginnt stets dabei, darüber nachzudenken, das Richtige zu tun und dies dann auch durchzuziehen. Diejenigen Klienten, die mit uns die erfolgreichsten Projekte bestritten haben, haben – nicht zuletzt auf unseren Rat – anfangs auf übertriebene Effizienz bei der Entwicklung und der sich anschließenden Realisierung ihrer Wachstumsstrategie verzichtet. Das Einführen – nebst den damit verbundenen Verhaltensänderungen – war und ist wichtiger, als das strikte Einhalten von Regeln, das effiziente Abarbeiten von Prozessen. Mehr noch: Übermäßige Effizienz in der Strategiearbeit ist oft eine Entschuldigung dafür, nicht handeln zu müssen.

Sie wollen wachsen? Schicken Sie Effizienzbestrebungen in die zweite Reihe. Es gilt, das Richtige, richtig zu machen. In dieser Reihenfolge.

Die richtige Reihenfolge – auch eine strategische Frage, auf die wir auf dem 11. Internationalen Marken-Kolloquium Antworten finden wollen. Noch sind wenige der ohnehin strikt limitierten Plätze zu vergeben. Infos hier oder bei mir per Mail.

CEO-Tipp des Monats Juni 2014: So werden Vorstands- und Geschäftsführungssitzungen effektiver

4. Juni 2014/in CEO Tipp des Monats, Strategie & Führung

Zunächst eine Vorbemerkung: Ich erlebe immer wieder, dass es insbesondere in mittelständischen Unternehmen gar keine Geschäftsführungssitzungen gibt, von strukturierten Geschäftsführungssitzungen ganz zu schweigen. Also: Wenn es in Ihrem Unternehmen kein solches Format gibt, richten Sie es ein.

Wenn Sie ein Frachtschiff hätten, das 1.000 Tonnen Fracht tragen kann, würden Sie dann 1.500 oder gar 2.000 Tonnen laden und überdies noch einen Frachtraum frei lassen, in den jeder bis kurz vor dem Ablegen das hineinwerfen kann, was er nicht adäquat verpackt bekam? Wohl nicht. Genau so sehen aber viele Geschäftsführungs- und Vorstandsmeetings aus: die Agenda, wenn es überhaupt eine gibt, ist zu 50 bis 100 Prozent überplant und am Ende, etwa als Tagesordnungspunkt 17, gibt es „Sonstige Angelegenheiten“. Das kann nur Frust produzieren.

Der Reihe nach: Die Geschäftsführungs- oder Vorstandssitzung kann einen erheblichen Hebel zum Wachstum bieten. Zehn Bedingungen:

Sie findet regelmäßig statt. Mindestens alle zwei Wochen, wenn das Format neu eingerichtet wird, empfiehlt sich ein wöchentlicher Rhythmus für die ersten zwei Monate, um sich an das Format zu gewöhnen.
Die Teilnahme ist für die Mitglieder der Unternehmensführung verpflichtend. Um Urlaub, einem möglicherweise wichtigeren Termin oder Unvorhersehbarkeiten entgegenzuwirken, kann eine begrenzte Zahl Wildcards pro Teilnehmer vereinbart werden.
Es gibt eine Standard-Agenda, die auch Raum für besondere Themen gibt und die auch Pausen – zum Beispiel für Telefonate – beinhaltet.
Es gibt ein Ziel, das in der Sitzung erreicht werden soll – und zwar für jedes Thema. Das Muster: I-D-E: Wird nur informiert, soll etwas diskutiert werden oder soll entschieden werden?
Es nehmen neben der Unternehmensführung nur die Personen teil, die auch etwas beizutragen haben. Diese Personen sind nur für den entsprechenden Tagesordnungspunkt dabei.
Es gibt einen Moderator, dabei kann dies ein Externer sein, aber auch ein Mitglied der Unternehmensführung kann das Meeting moderieren. Dann sollte dies nicht stets der CEO sein, sondern die Verantwortung sollte innerhalb der Unternehmensführung rollieren.
Die Agenda wird eingehalten.
Es gibt ein Protokoll, das spätestens 48 Stunden nach dem Meeting allen Teilnehmern vorliegt und auch Arbeitspakete enthält.
Smartphones und Laptops sind aus, es sei denn, sie werden für den inhaltlichen Fortschritt benötigt.
Ist jemand nicht vorbereitet, wird das Thema diskussionslos vertagt. Die Person wird gerügt. Wenn ein Thema diskutiert werden soll, das der Vorbereitung bedurft hätte und die Vorbereitungsunterlagen waren nicht rechtzeitig verfügbar: Ebenfalls vertagen. Ebenfalls rügen.

Die Standard-Agenda sollte stets folgende Elemente beinhalten:

News: Dies ist der erste Tagesordnungspunkt. Hier werden in einem begrenzten Zeitfenster Dinge angesprochen (rein informativ), die den anderen Mitgliedern der Unternehmensführung bekannt sein sollten. Verständnisfragen sind erlaubt, inhaltliche Vertiefung nicht. Dazu bedürfte es eines separaten Tagesordnungspunkts.
Geschäftssituation: Hier muss wachstumsrelevant informiert werden: Umsatz, aktuelles Betriebsergebnis, wichtige neue Kunden, ggf. Verlust wichtiger Kunden, Aussicht.
Personalia: Personalwechsel, neue Mitarbeiter und deren Verantwortlichkeiten, personelle Engpässe.
Stand der relevanten Schlüsselprojekte, vor allem zum Geschäftsausbau. Voraussetzung dafür ist eine priorisierte Liste der Schlüsselprojekte des Unternehmens. Keinesfalls darf hier jedes Mal jedes Projekt angesprochen werden. Aktivitäten bis zur nächsten Sitzung.

Dieser Standard lässt in der Regel noch Raum für weitere Tagesordnungspunkte, wenn Sie die Sitzung verbindlich alle zwei Wochen für einen halben (mindestens) bis einen Tag einberufen. Die Wirkung: Höhere Verbindlichkeit, weniger Frust, mehr Wachstum.

Der CEO-Tipp des Monats ist Auszug aus dem monatlich erscheinenden Mandat Growthletter, der kostenfrei bezogen werden kann: Anmeldung

Die aktuelle Ausgabe ist hier zum Download verfügbar (PDF, ca. 3 MB) ***

Die persönliche Sicht: Effektivität hat nichts mit Menge zu tun

11. November 2011/in Guidos persönliche Sicht, Wachstumsintelligenz & profitables Wachstum

„Aufgaben sind wie Edelgas im luftleeren Raum: Sie füllen den Raum komplett aus“. Dieser Satz ist einer unserer Lieblingssätze, wenn es um die Terminierung von Aufgaben geht. Geben Sie einer Aufgabe einen Monat und sie wird einen Monat dauern, geben Sie ihr zwei Monate und sie wird die zwei Monate in Anspruch nehmen. Geben Sie einer Aufgabe, von der Sie meinen, dass sie in einem Monat fertig sein kann, vier Monate und es wird in den ersten drei Monaten nichts geschehen. In allen Fällen wird das Resultat nicht besser. Es ist eine Kunst, die richtige Zeit für das Produzieren von Resultaten zu finden. Die Faustregel: je knapper die Zeit, desto wirksamer das Resultat.

Mit der Vergabe von Platz verhält es sich wie mit Aufgaben: Haben Sie sich auch schon darüber gewundert, dass der verfügbare Platz auf Ihren Rechner-Festplatten nach einiger Zeit immer an der Grenze balanciert? Ist es Ihnen aufgefallen, dass Autos immer größer werden? Haben Sie festgestellt, dass z. B. XING vor kurzem die Grenze der Zeichen für Statusmeldungen erhöht hat?

Rechner-Festplatten sind häufig wesentlich mit HD-Videos, HD-Fotos und technisch qualitativ hochwertiger Musik gefüllt. Word-Dateien, Excel-Dateien, etc. füllen eine Festplatte eher selten. Der Punkt ist, dass die meisten von uns keine 100 GB HD-Videos oder HD-Fotos mit Dutzenden Megabytes pro Schnappschuss benötigen, weil man am an den meisten Bildschirmen den Unterschied zwischen einem 1000 Terapixel Foto zu einem kleineren Foto nicht erkennen kann. Sie füllen nur unsere Festplatten.

Autos werden immer größer. Ein Sicherheitsaspekt? Bestimmt, aber nicht ausschließlich. Der Effekt? Ein VW Polo ist heute größer als ein Golf I, die linke Spur in Autobahnbaustellen wird zunehmend auf 2,10 Meter (von zuvor zwei Meter) verbreitert, weil es zunehmend „Knöllchen“ für z. B. SUVs auf der Überholspur gegeben hat, denn diese sind nebst Spiegeln breiter als zwei Meter. Die Parkplatzsuche wird zum Engpass, in manchen Parkhäusern kommt man sich vor, als wäre man in einem Smart-Parkhaus. Mein Auto hat sieben Kameras und eine Einparkhilfe und ich fühle mich damit tatsächlich sicherer. Nennen Sie mich einen schlechten Einparker – von mir aus.

Das soziale Netzwerk XING hat vor kurzem die Länge von Statusmeldungen von zuvor 140 Zeichen (Twitter-Länge) deutlich vergrößert. Hat sich dadurch die Qualität der Statusmeldungen erhöht? Nein, im Gegenteil, sie sind langweiliger und länger geworden und manchmal auf mobilen Geräten kaum noch bequem lesbar.

Verstehen Sie mich Recht: Weder möchte ich heute mit einer 20 MB-Festplatte auskommen müssen, wie die, die mein erster PC hatte, mit dem ich Geld verdient habe, ich liebe unsere vielen Fotos, ich fühle mich in zeitgemäßen Autos sehr wohl und wenn jemand sich dringend in mehr als 140 Zeichen mitteilen möchte, sei’s drum. Aber effektiver, und das ist mein Punkt, werden wir nicht, indem wir einfach Dinge größer machen. Effektiver werden wir, indem wir Dinge besser machen. Effektiver werden wir, indem wir Dinge neu erfinden.

Mehr des Gleichen hat eben nichts mit Wachstumsintelligenz zu tun.

Ihr Guido Quelle

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