Eine Reise steht an, was ist einzupacken? Ein Blick aufs Smartphone: Notizen, Ordner „Checklisten-Blankos“, „Reise mit dem Wohnmobil“, alles steht drin. Ist eine Hundeausstellung mit auf dem Weg geplant? Gleicher Ordner, Blanko „Mitnehmen zu Hundeausstellungen“, der Verweis auf diese Checkliste steht auch in der erstgenannten, damit nichts vergessen wird.

Einige Stunden oder Tage später (nicht alles muss am Reisetag gepackt oder organisiert werden): Alles ist abgearbeitet, also ist auch alles drin. Es kann losgehen. Menschen und Hunde rein, Motor an, ausparken und ab geht’s auf die Reise.

Nutzen Sie Checklisten? Ich nutze sie sehr gerne, vor allem wenn es um komplizierte oder um wiederkehrende Dinge geht. Checklisten sind gespeichertes Wissen. Checklisten erlauben mir, Dinge einmal zu durchdenken und immer wieder abzurufen. Ein gutes Gefühl: Ich kann nichts vergessen. Checklisten sind klasse. Ist die Checkliste abgearbeitet, ist der Vorgang vollumfänglich durch.

Es sei denn …

Es sei denn, es fehlen Aspekte auf der Checkliste.

Fehlen? Ja! So fehlte in meinen privaten Checklisten zum Beispiel anfangs der Hinweis auf rechtzeitiges Beantragen der Postlagerung. Das kann man auch nicht erst einen Tag vorher machen, sondern es bedarf fast einer Woche Vorlauf. Hm. Der Postkasten quillt über, bedauerlich.

Oder: Der oben schon erwähnte Hinweis, die Hundeausstellungs-Checkliste abzuarbeiten, fehlte in der Reise-Checkliste. Misslich, wenn man losfährt und das gesamte Ausstellungsequipment nicht dabei hat.

Und jetzt kommt’s, weil wir den Bezug in unseren beruflichen Alltag ja herstellen wollen: Auch in Unternehmen sind Checklisten Alltag. Sie werden geliebt oder gehasst, verwendet oder nicht. Wenn sie verwendet werden, dann immer mit dem guten Gefühl „Fertig! Die Checkliste ist abgearbeitet.“ Was aber, wenn auf der Einarbeitungs-Checkliste für neue Mitarbeiter der Aspekt „Strategie und Vision des Unternehmens“ fehlt? Dann fehlt die gesamte Anbindung der Tätigkeit des Mitarbeiters an den strategischen Weg.

Was, wenn nach der Überprüfung einer Maschine gemäß Checkliste am Anfang zwar das Herunterfahren der Maschine als Punkt enthalten ist, am Ende der Punkt zur Wiederinbetriebnahme aber fehlt? Dann bleibt die Maschine aus. Jaja, lachen Sie nicht, das haben wir erlebt.

Qualitätsmanagement-Systeme leben von Checklisten, Prozessbeschreibungen sind auch eine Art Checkliste. Diese Instrumente sind aber nur dann hilfreich, wenn sie regelmäßig ergänzt, überarbeitet, angepasst werden und wenn sie – Achtung! – in den Müll geworfen werden, wenn sich der Sachverhalt dauerhaft erledigt hat. Wie oft werden Checklisten vor QM-Audits nachträglich ausgefüllt, um dem Auditor etwas vorzeigen zu können, was gar nicht stattgefunden hat? Nein, bei Ihnen nicht, natürlich nicht, aber auch das habe ich eben schon erlebt.

Vorsicht vor Scheinsicherheit. Die Tatsache, dass eine Checkliste abgearbeitet ist, sagt nur etwas über Vollständigkeit aus, nicht über Richtigkeit.

Oder, wie wir Informatiker sagen: Garbage in – garbage out.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle