Wissensmanagement – Mandat Managementberatung GmbH

Unternehmenslenker mussten sich schon immer mit Themen und Begriffen auseinandersetzen, die für sie neu sind und in die sie sich – oft unter Hinzuziehung Dritter – erst einarbeiten mussten. Oft handelt es sich dabei um Themen, die nicht nur für die CEOs neu sind, sondern für alle, was die Auswahl von Expertenrat hinreichend kompliziert gestaltet. Aktuell ist das Thema „Digitalisierung“ ein solches Thema. Viele reden darüber, aber nicht viele verstehen wirklich etwas davon, einmal ganz abgesehen davon, dass das Substantiv „Digitalisierung“ ja für alles herhalten muss, wo es um Daten geht, was natürlich Unfug ist.

Ein Thema, das in Wellen immer wieder hochschwappt und das durch die Digitalisierungsdiskussionen wieder eine gewisse Aktualität erhalten hat, ist das Thema „Wissensmanagement“. Wie immer, wenn ein Schlagwort im Raum steht, sind vermeintliche Lösungen schnell am Start, um das vermeintliche Problem in den Griff zu bekommen. So wurden Unternehmens-Wikis eingerichtet, Dokumente intelligent gescannt, Prozesse reorganisiert, IT-Systeme entwickelt und installiert, Mitarbeiter im Umgang mit alldem geschult und all das, um festzustellen, dass nach wie vor ein hohes Defizit im Sichern des Unternehmenswissens und im zielgerichteten Verfügen über jenes Wissen besteht.

Das Problem beginnt … beim Problem. Was genau ist es denn, das mit „Wissensmanagement“ bezeichnet wird? Oft ist denjenigen, die sich auf der Ebene der Unternehmensleitung mit dem Begriff auseinandersetzen gar nicht klar, was es für das eigene Unternehmen bedeutet, über ein funktionierendes „Wissensmanagement“ zu verfügen. Welches Problem soll denn bitte genau gelöst werden? Worauf kann verzichtet werden?

Wenn sie sich über „Wissensmanagement“ austauschen, dann umzingeln Sie zunächst die Richtung und vor allem: Skizzieren Sie, wie das Wissensmanagement zu Wachstum beiträgt, beschreiben Sie einen erstrebenswerten Zustand. Erst dann kommen Lösungsansätze. Man hüte sich bei einem solchen Thema vor voreiligen Gesprächen mit sogenannten Experten, die direkt eine Lösung an der Hand haben, getreu dem Motto „Wir haben für jede unserer Lösungen ein Problem“.

Digitale Lösungen zur Sicherung wichtigen unternehmerischen Wissens erfahren unbestritten eine höhere Akzeptanz als in der Vergangenheit, die „Digital Natives“ werden dem Vorschub leisten, ebenso wie intelligente Suchalgorithmen. Gleichwohl stellen wir in unserer Rolle als Wachstumsexperten fest, dass die passive Verfügbarkeit unternehmerischen Wissens nur die eine Seite der Medaille ist, denn man muss wissen, wonach man sucht; in der Frage liegt schon eine Teil der Antwort. Aktiv Aufmerksamkeit zu erzeugen, aktiv auf Erfolgsmuster hinzuweisen und diese verfügbar zu machen und sich darüber ein Bild zu verschaffen, wie dieses Wissen über Muster auch weiterentwickelt und genutzt wird, darum geht es und dazu werden Formate benötigt. Das können regelmäßige Best-Practices-Meetings im Vertrieb oder sogar – wie wir es schon sehr erfolgreich gestaltet haben – zwischen Unternehmen einer Unternehmensgruppe sein, es können Prozess-Meetings sein, es können Veranstaltungen für neue Mitarbeiter sein, wo Wissen über das Unternehmen weitergegeben wird.

Die Frage ist nicht: Was kann ich alles speichern? Sondern: Wie kann ich Wissen so verfügbar machen, dass Wachstum wirksamer wird? Eine Kombination von institutionellen Formaten des persönlichen Austauschs – die man unbedingt vor Abnutzung durch Gewohnheit schützen muss! – und zweckgerichteter digitaler Verfügbarkeit des gewonnenen Wissens – die Nutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellen muss – ist dabei ideal. Denken Sie als CEO daran: Wissensmanagement ist keine Baustelle für Intellektuelle oder IT-Selbstverwirklicher, sondern es soll eine Wachstumshilfe sein.

© 2018, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York. ***
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Viele Unternehmen setzen in Sachen Wachstum auf vermeintlich naheliegende Dinge. Einige dieser Dinge entwickeln sich zu einem regelrechten „Hype“ und eines davon ist „Wissensmanagement“.

Wissen lässt sich nicht managen

Die Absicht ist positiv: Unternehmen wollen dafür Sorge tragen, dass das Wissen, das im Unternehmen besteht, nicht verloren ist, wenn Mitarbeiter abends nach Hause gehen, oder das Unternehmen gar verlassen. So weit, so gut. Der Versuch indes, Wissen zu formalisieren und in Datenbanken zu speichern, wie es viele Beratungsunternehmen anraten, schlägt regelmäßig fehl. Wissen lässt sich nämlich nicht managen. Ähnlich wie der Zeit ist es dem Wissen egal, was wir mit ihm machen. Es kümmert sich nicht.

Die eigentliche Absicht

Statt die Modewelle „Wissensmanagement“ zu surfen, sind Unternehmen besser beraten, ihr Wissen zu materialisieren, um Wachstum zu erzeugen. Möglichkeiten dazu bestehen unter anderem darin, Checklisten zu erzeugen, Verfahren zu beschreiben, Positionspapiere zu verfassen oder gar Marken oder Patente zu kreieren, die dazu führen, dass das Wissen nicht nur materialisiert, sondern auch geschützt ist. Das Aufschreiben sogenannten „Wissens“ in Datenbanken, die mit hohem Aufwand erstellt wurden und gepflegt werden müssen, springt zu kurz. Dies hilft in der Regel nur dem IT-Berater, der die Datenbank erarbeitet und pflegt.

Wikis als Allheilmittel?

Auch die modernere Form der „Wissensspeicherung“ in unternehmensinternen Wikis gerät an eine Grenze, nämlich die der Akzeptanz. Ist häufig noch eine gewisse Euphorie in der Bestückung eines Wikis zu beobachten, führt das operative Geschäft doch schnell dazu, dass die Wiki-Inhalte nicht gepflegt werden und damit veralten. Einmal ganz abgesehen von der tatsächlichen Nutzung und der Anzahl der Nutzer.

Die Akzeptanz des Unperfekten

Wir müssen uns damit abfinden, dass sich das Wissen eines Unternehmens nicht vollständig abbilden lässt. Wir müssen das Unperfekte akzeptieren. Immer, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht auch ein wenig Wissen verloren. Haben wir das einmal erkannt, stellen wir fest, dass Perfektion auch hier gar nicht notwendig ist – meist ist die Unternehmung so robust, dass der Wissensverlust schnell kompensiert werden kann.

Die informelle Weitergabe

Unternehmen, die Wissensmanagement etwas entspannter betreiben und dennoch erfolgreich wachsen, setzen – zusätzlich zu den oben genannten Materialisierungsmöglichkeiten – auf eine nicht-greifbare Komponente, nämlich die informelle Weitergabe unternehmenswichtigen Wissens von einem Mitarbeiter zum nächsten. „Wir machen das hier folgendermaßen …“ leitet oft die Wissensweitergabe ein.

Erfolgreich wachsende Unternehmen haben erkannt, dass sie diese Form der Weitergabe fördern müssen, z. B. durch Patenschaften, Prozess-Ownerships und durch das Bewusstsein, dass auch vermeintliche Selbstverständlichkeiten mitunter keine solchen sind. Auf eines verlassen sich erfolgreich wachsende Unternehmen jedenfalls nicht: Auf die IT als Hoheit über Wissen und Unwissen. Sagen Sie das Ihrem „Wissensmanagement-Berater“ bei nächster Gelegenheit.

Ihr Guido Quelle

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